民間企業志望から自然科学研究機構へ。『いろいろな分野の仕事を』という軸で決めた道

Q. さきほど「頭の片隅に」とお話しされていましたが、片隅から中央に移動してきた経緯はどのような？最終的に当機構を選んだ決め手というものはなんでしたか？

民間企業を中心に受けていたため、準備期間が限られており不安もありましたが、「国立大学法人等職員採用試験」の第一次試験に晴れて合格をいただきました。第二次試験の面接を受ける機関を選ぶ段階になって、改めて自分の就職活動の主軸である「いろいろな分野の仕事が経験できること」を基準に考えました。そこで、多くの学部を持つ総合大学などを検討すると同時に、自分の大学での専攻とは全く異なる分野に飛び込んでみるのも楽しいのではないかと考え、自然科学研究機構にも興味を惹かれました。当時は「大学共同利用機関法人」という組織が具体的にどのようなものか詳しくは分かっていませんでしたが、まずは面接を受けてみようと思いました。

いくつかの機関の面接を受ける中で、自然機構事務局の面接の雰囲気が自分にとても合っていると感じました。また、私が受けた年は、採用試験事務室主催の合同説明会が台風で中止になってしまい、加えて当時は今ほど採用サイトの情報が充実していなかったので、内定をいただいた後も「実際にどのような業務を行うのか」が具体的にはイメージできず、不安があったのですが、合同説明会の代わりに、個別に業務説明の場を設けていただいたことで、その抱えていた不安を解消することができました。業務内容を丁寧に教えていただけたことが、就職を決心する上での一番大きなポイントだったと感じています。

Q. 自然機構事務局に就職後、これまでどのような業務を経験されてきましたか？

これまでに3つの部署を経験しました。
最初の2年間は総務系の部署に配属されました。会議の運営、男女共同参画の事業、職員の勤務時間管理などが主な業務でした。事務仕事そのものは就職前のイメージ通りでしたが、毎日同じ職場に通い、毎月決まった日にお給料をいただくということに、社会人ならではの新鮮さを感じていたのを覚えています。　

総務系の部署で2年ほど勤務し、コロナ禍での文部科学省との頻繁なやりとりなども経験した後に人事系の部署へ異動しましたが、初めての異動ということもあり、ここでの業務の変化はまさに「カルチャーショック」でした。役員対応などフレキシブルな動きが求められた前部署に対し、そこでは法令などに基づいて業務を進めるため、自ら調べて勉強しなければならないことが多く、当初は大変でした。ただ、その時の経験は現在の業務にもとても役立っていると思います。

人事系の部署でさらに2年ほど経験を積んだ後、次は研究支援系の部署へ異動しました。ここでは、外国人研究者の招聘対応や、研究大学コンソーシアムなどの大学関係のイベント対応を担当しました。それまでのルーチン業務とは異なり、大きな外部向けイベントを一から順序立てて、目標に向けて遂行していくという経験は、それまでの業務とはまた異なり、自分にとって非常に大きな経験となりました。

Q. 現在は人事交流で他法人に出向中ですね。

今は国際関係の事業を行う部署に配属されています。ここでも、国際的な大きなイベントを開催する業務を担当しており、出向前の所属部署での経験を活かすことができていると実感しています。
日々の業務では、WordやExcelといった業務用ソフトはもちろん、部内でのコミュニケーションや重要な事項の備忘録としてチャットツールを利用しています。また、最近では、職場に導入されている生成AIも活用しており、英語と日本語が入り混じった大学名のデータを日本語表記に統一するなどの事務作業に役立てています。もちろん、セキュリティのルールを遵守し、AIの情報を過信せず、必ず自分で出典を確認することは非常に重要です。

国際関係の部署のため、業務で英語も使用します。主にはメールでのやりとりが中心ですが、年に数回の電話対応や、イベント開催期間中に研究者の方々と直接会話をする場面もあります。

Q. 現在出向中の法人と自然機構事務局との違いなどは感じましたか。

現在の部署では、１年をかけて準備するような大規模なイベントに携わっています。自然機構事務局にいるとなかなか経験できない規模ですが、ここで学んでいるイベント開催の手順やノウハウは、イベント運営に限らず、日々発生する細かな判断や業務の段取りにおいても活かせると考えています。　

また、全体的に、自然機構事務局は役員の方々との距離が非常に近いと感じています。例えば、現在出向している法人では、組織規模の違いもあり、理事級の方に会うには秘書の方を通じてアポを取り、上司だけで説明に上がるのが一般的ですが、自然機構事務局ではワンフロアなこともあり、より身近に接することができます。役員のいる場に同席する機会も多く、「上司が役員の方々にどのように話を上げ、どのようなプロセスで物事を決定しているのか」という組織の意思決定の仕組みを、キャリアの早い段階で間近に学べたことは、出向先でも役立つ貴重な財産だったと思っています。

Q. これまでで印象に残っている業務や、苦労した経験について教えてください。

これまでの業務の中で特にプレッシャーを感じたのは、法律や制度の知識が不可欠な業務でした。私は法律系の学部出身ではないため、一から条文を読み解かなければならない状況は苦労しましたし、最初は内容を理解するだけでもかなりの時間を取られてしまいました。
この壁をどう乗り越えたかと言えば、半分は「期限が決まっている以上、前に進むしかない」という気合ですね（笑）。そして残りの半分は、周囲の方々からの助けや、自ら動いて情報を収集することでした。自分一人で抱え込まずに、先輩職員にアドバイスを求めたり、例えば人事給与の業務であれば税務署などの関係機関に直接電話をして質問したりしました。

Q. 周囲の方からの助け、という点で関連してお伺いしますが、周囲とのコミュニケーションを取る上で意識していることはありますか。

仕事上で意識しているのは、相手に話しかける前に、自分の中で「何を伝えたいのか」、「どういうゴールを目指しているのか」を一度整理することです。相手にどう動いてほしいのかという目標を明確にして、それがちゃんと伝わるかどうか、一旦間を置いて考えるようにしています。
これは私オリジナルの方法というわけではなく、自然機構事務局で上司が役員へ説明する場に同席させていただいた際、その説明の仕方を間近で見て学んだことです。その方は説明の前に部署の担当者に細かく質問して情報を集めたり、自分で調べたりして準備をされていました。私もそれを見習って、上の方に説明する際はあらかじめ頭の中で「想定問答」を描き、分かりやすく答えられるよう準備を心がけています。
また、別の係や他機関の方と協力する際も、分かりやすく説明することはもちろんですが、日頃から「雑談」を交えてコミュニケーションを取っておくことが大事だと思っています。やはり、普段からよく話す方とは、困った時にも聞きやすいですし、オープンマインドで接することで、仕事がスムーズに進む近道になると感じています。

Q. 現在は採用８年目となりますが、これまでの自然機構事務局での経験、出向先での経験等を踏まえ、今後はどのような業務に挑戦してみたいですか。また、どのような事務職員に成長したいですか。

将来的にはやはり、もともと関心のあった国際系の分野で活躍したいという思いが根底にあります。
一方で、「いろいろな分野の仕事を経験したい」という軸は今も変わっていません。自然機構事務局ではこれまで総務系、人事系、そして研究支援系の業務を経験してきましたが、主要な業務の中で唯一未経験なのが財務系の業務です。現在、出向先の法人でイベント運営に携わる中でも、仕様書を作成して委託業者を決定するといった業務があり、財務系の知識はあらゆる場面で不可欠だと痛感しています。正直なところ、財務系は個人的に少し苦手意識がある分野なのですが（笑）、人事系の部署で一から法律を読み解いてきた経験を活かし、避けて通らずに挑戦したいと思っています。
周囲の方々と接する中で、「この人のこういうところが素晴らしい」といった皆さんの良い部分を複合的に取り入れ、それを自分のものにすることで、さらによりよい職員へと成長していきたいです。